Blog entry by Marija Stojanović Petkovski

Anyone in the world

Kako da aplikacijama za vođenje projekata unapredite svoje poslovanje

Koliko puta ste neki posao sa klijentom ili članovima tima ugovarali putem imejla? Ukoliko niste bili u takvoj situaciji, ukratko ću vam je opisati: najpre razmenite nekoliko (desetina) imejlova dok dogovorite sve detalje. Onda, na kraju, besomučno pretražujete taj niz imejlova kako biste proverili da li ste uradili sve što je trebalo. 

Mislim da su mane ovakvog poslovanja očigledne: gubljenje vremena na pretraživanje imejlova, nepostojanje jednog spiska zadataka koji možete svi videti, a vrlo verovatno i probijeni rokovi ili zaboravljeni zadaci.

Sve ovo možete da sprečite koristeći neku od aplikacija za vođenje projekata, bilo da radite u timu ili da vodite projekat. One koje sam ja za sada isprobala su Asana, Trello i Todoist, ali postoji zaista mnogo ovakvih aplikacija različitih karakteristika. Koju god da odaberete, znajte da će vam pomoći da imate u vidu sve što treba da se uradi, ali i mnogo više od toga.

 

Spisak obaveza ili zadataka na jednom mestu

Nakon nekoliko godina koje sam provela u Beogradu, vratila sam se u Bor, svoj rodni grad. Problem sa kojim sam se tada suočila je što sam klijente sa kojima sam povremeno sarađivala, htela da zadržim. Međutim, u Beogradu smo lako mogli da ugovorimo sastanak, a sada je bilo potrebno da nađem nešto što će biti ekvivalent tome.

Najpre, to je izgledalo kao na početku ovog teksta: imejlovi, imejlovi i još imejlova. Shvatili smo da nam tako nešto oduzima dosta vremena i da je najpraktičnije da saradnju nastavimo koristeći aplikacije za vođenje projekata. Na taj način, štedimo vreme koje smo gubili na prepisku i dogovaranje telefonom. 

Bilo da ste član tima ili vođa projekata, može se desiti da zaboravite šta sve treba da se uradi. Koristite neke od ovih aplikacija kako biste imali dobar pregled svih obaveza. Umesto da razmenjujete beskrajan broj imejlova, unesite sve detalje i najsitnije obaveze u neku od ovih aplikacija. Korisne su i u slučaju kada morate da sačekate da neko drugi završi svoj deo posla da biste vi započeli svoj, jer vam obaveštenje o tome može stići na imejl.

Daleko lakše možete da organizujete svoje vreme kada vidite ovakav spisak. I možete biti produktivniji. Odredite šta su prioriteti, a šta može da se odloži, ukoliko nema dovoljno vremena. Vremenom ćete postati veoma dobri u procenama koliko vremena može da vam oduzme neki zadatak.

Neke od ovih aplikacija omogućavaju vam da obojite zadatke po hitnosti, kao i po vrsti projekta što, meni lično izuzetno odgovara. Najčešće se nudi crvena boja za najhitnije zadatke, dok oni najmanje hitni nisu obojeni. Ovako nešto će vam i vizuelno stvoriti neku vrstu obaveze u glavi.

 

Poštovanje rokova

Poštovanje rokova je veoma bitno, koji god posao da obavljate. Pokazuje da ste odgovorni, osoba od reči, kao i da poštujete tuđe vreme i tuđe obaveze.

Možda najveći problem kod ljudi koji odlažu, odnosno prokrastiniraju obavljanje određenog posla do poslednjeg mogućeg trenutka su rokovi. I ja imam problem sa njima, čak i kada sama odredim koliko će mi vremena trebati za određeni projekat. Često uhvatim sebe da čekam, kako bih dobila nalet inspiracije neposredno pre nego što nastupi kraj projekta.

Ovakve aplikacije pomažu da se ispoštuju rokovi, bar većina njih. Softver ili aplikaciju možete podesiti tako da vam nakon svake dopune nekog projekta, stiže na mejl obaveštenje o tome. Takođe, na mejl može da stiže i upozorenje da se rokovi za završetak određenih poslova približavaju.

S obzirom na to da većina ima svoju verziju za Android, instaliram ih i na mobilni. Podsetnici tako stižu i na mejl i na telefon. Tako ih je teže ignorisati. Možete da probate da ih uvežete i sa kalendarom na svom telefonu, pa im dodelite i zvučni podsetnik, za svaki slučaj.

Ako ste od onih koji čekaju "zadnji" dan da urade sve što treba, isprobajte ovaj trik: kada dogovorite posao, zadajte sebi manje vremena nego što ste dogovorili. Tako će vam ostati i nekoliko dana posle "roka" da završite sve što je trebalo.

 postovanjerokova.jpg

Bolja saradnja sa članovima tima

Kada radite veliki projekat koji mora da se izdeli na više osoba koje rade određene zadatke, sa velikim brojem rokova za svakog, ovakve aplikacije i softveri će vam zaista biti od koristi. Koristeći ih, lakše ćete moći da pratite tok projekta. Moći ćete, prateći ih, tačno da znate šta je svaki od članova tima uradio, kao i šta sve još treba da se obavi.

Ako neko od ljudi sa kojima radite ima problem, videćete to na vreme i moći ćete da ponudite pomoć, ukoliko je u pitanju oblast u koju se razumete. Čak i da nije takav slučaj, ponekad je ljudima potrebno samo da napišu nekoliko varijanti rešenja problema, kako bi sami uvideli koje je najbolje. Pokazaćete kolegijalnost, a kolege će vam biti zahvalne. 

Ako ste vođa projekta, samim uvođenjem ovakve aplikacije praktično "terate" sve članove tima da budu ažurniji. Ako neko zaostaje, možete da ga podsetite na neki posao koji je, možda, zaboravio, ili da "pritisnete" one koji zabušavaju. 

Posebno su korisne ako radite sa nekim ko živi i radi u drugoj vremenskoj zoni u odnosu na vas. U tom slučaju, kolegi ili koleginici možete, osim što čekirate ono što ste uradili, ostaviti i poruku sa različitim detaljima, kojima im možete olakšati određeni posao.

Ovakve aplikacije nude vam i svojevrsne četove, uz koje možete da diskutujete o načinu obavljanja određenog zadatka. Takva opcija je izuzetno korisna jer možete da dobijete zanimljive ideje od drugih članova tima. Svakako, više glava je pametnije od jedne, pa se nemojte libiti da koristite ovu opciju. Čak i da ne dobijete nijedan dobar predlog, članovi tima sa kojima radite će se osećati bolje jer vam je važno da čujete i njihovo mišljenje.

 timovikomunikacija.jpg

Za kraj, moram da priznam da mi ovakve aplikacije ne pomažu samo kada je reč o poslu, već i kada su u pitanju svakodnevne obaveze. Pošto radim od kuće, koristim ih kako bih lakše mogla da odredim koliko mi vremena treba za posao, a koliko mogu da odvojim za druge obaveze. Dobro planiranje je često neophodno kako bih mogla sve da završim. Iako vam možda izgleda bezazleno činjenica da štiklirate ili precrtate određeni zadatak, kada završite sve što ste planirali u toku dana, bićete ponosni sami na sebe.

[ Modified: Thursday, 8 March 2018, 7:02 PM ]